¿Qué haces realmente aquí?
La directora de eventos Beatrice Schmidt nos habla de la infinidad de pasos necesarios para planificar un solo evento, de los actos a los que ella misma disfruta asistiendo como invitada y del momento en que el camarero le negó una copa al ex Ministro de Asuntos Exteriores alemán Joschka Fischer.
¿De dónde surgió su interés por la organización de eventos?
Originalmente soy una persona de marketing. Estudié otra cosa y trabajé en publicidad durante mucho tiempo. También trabajé en marketing farmacéutico, donde completé una formación adicional. Tras el nacimiento de mi segundo hijo, empecé como ayudante a tiempo parcial de Florian Zangerl en Industriemagazin, donde también me encargaba de organizar los dos eventos de la época. Mi pasión por el marketing se trasladó entonces a los eventos y me especialicé en ellos. Sin embargo, los conocimientos de marketing son sin duda importantes para organizar con éxito un evento.
¿Qué es importante para usted como invitado a un acto?
Que me sienta tan cómodo en el evento como si me hubieran invitado a la fiesta de un amigo. Ese es también nuestro credo aquí. El objetivo es irradiar un toque personal y cálido, incluso con 200 personas, y al mismo tiempo tener un trasfondo profesional.
¿De qué actos no podría prescindir como participante?
¡A mi boda o al nacimiento de mis hijos!
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¿Qué ventajas puede obtener un editor de la organización de actos?
Como editorial, tenemos la ventaja de conocer con precisión a nuestros grupos destinatarios, ya que trabajamos mucho con personas. Además, nuestra comunicación no es unidireccional y recibimos muchos comentarios directamente de los participantes en nuestros actos. De todos modos, los medios que utilizamos como editorial, como nuestros boletines, nos ayudan a realizar marketing sin incurrir en gastos. Sin duda, muchas otras empresas no tienen esta ventaja.
¿Qué formatos de actos funcionan mejor?
Los eventos que mejor funcionan para nosotros son aquellos en los que abordamos un tema muy específico con un grupo destinatario muy concreto. Por ejemplo, el tema de las piezas de recambio en la posventa para responsables de piezas de recambio en el departamento de logística de una empresa: la definición del grupo destinatario no puede ser mucho más específica. Esta es la mejor manera de alcanzar el éxito.
¿Han cambiado las expectativas de los participantes en los últimos años?
Lo que todo el mundo espera hoy en día es valor añadido. La gente quiere ver experiencia en el escenario cuando invierte todo un día y dinero. Nuestros invitados quieren estar bien entretenidos en los eventos, y un buen entretenimiento significa más formación, efectos "aha" y diálogo con los ponentes. Con una organización de eventos profesional se ganan muchos puntos.
¿Qué oradores tiene especialmente presentes?
Un episodio divertido fue una vez con Joschka Fischer en el Congreso de Industria. Era un día muy caluroso, con una temperatura que parecía de 40 grados. Después de la conferencia, todos subieron aliviados a la azotea para tomar champán. Sin embargo, el champán ya estaba caliente por el calor, y el Sr. Fischer pidió a la camarera una botella fría, a lo que ella le dijo: "Seguro que no abriré una botella fría para usted". Ese fue el éxito de la noche.
¿Y como invitado?
Personalmente, me impresionó mucho una conferencia del profesor Hans Joachim Schnellnhuber, investigador alemán del clima.
¿Quién fue el orador más destacado de sus actos?
Tuvimos como invitado al ex portero Oliver Kahn con motivo del Campeonato Europeo de Fútbol. También han estado Armin Assinger, Kira Grünberg, Joschka Fischer y muchos miembros de consejos de administración de empresas internacionales.
¿Cuántos actos organiza al año?
Probablemente se celebren entre 25 y 30 actos en total.
¿Organiza también actos para otras empresas?
Sí, también organizamos actos para otras empresas. Nos encargan el desarrollo de conceptos, por lo que las empresas que se dirigen a nosotros están interesadas en nuestro grupo objetivo, la industria. Esto abarca desde actos de mayor envergadura hasta pequeñas sesiones de mesa redonda.
¿Cuáles son los mayores retos a la hora de planificar un evento?
Lo difícil del sector de los eventos es que es increíblemente a pequeña escala. Hay que tener una buena visión de conjunto, incluso de las pequeñas cosas que hay que hacer. Además, las redes sociales han duplicado el trabajo en marketing y relaciones públicas, hay que estar presente en todos los canales, aunque el éxito no siempre sea del todo medible. En principio, la planificación de un evento lleva lo que parecen tres millones de pasos antes de finalizarlo. Con dos o tres eventos a intervalos cortos, a menudo te sorprendes de lo que puedes conseguir.
¿Quiere saber más sobre la organización de eventos? Puede ponerse en contacto con Beatrice Schmidt por correo electrónico en beatrice.schmidt(at)industriemagazin.at
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