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Was machen Sie hier eigentlich?

Event-Chefin Beatrice Schmidt über die unendlich vielen Schritte, die für die Planung eines einzigen Events notwendig sind, Veranstaltungen, die sie selbst gern als Gast besucht und den Moment, als der deutsche Ex-Außenminister Joschka Fischer vom Barkeeper nichts zu trinken bekam.

Woher kam eigentlich Ihr Interesse für Eventplanung?

Ursprünglich bin ich ja ein Marketing-Mensch. Studiert habe ich etwas Anderes und war lange im Bereich Werbung tätig. Auch im Pharmamarketing, wo ich eine zusätzliche Ausbildung absolviert habe. Nach der Geburt meines zweiten Sohnes habe ich dann als Teilzeit-Assistentin von Florian Zangerl beim Industriemagazin begonnen, wo es zusätzlich meine Aufgabe war, die damals zwei Veranstaltungen zu betreuen. Meine Leidenschaft für das Marketing hat sich dann auf Events verlagert und ich habe mich darauf spezialisiert. Marketing-Skills sind für erfolgreiche Eventorganisation aber auf jeden Fall wichtig.

Was ist Ihnen als Gast eines Events wichtig? 

Dass ich mich auf der Veranstaltung so wohl fühle, als wäre ich bei einem Freund auf einer Party eingeladen. Das ist auch unser Credo hier. Das Ziel ist es, auch bei 200 Leuten eine persönliche warmherzige Note auszustrahlen, und gleichzeitig einen professionellen Hintergrund zu haben.

Auf welche Events könnten Sie als Teilnehmer nicht verzichten?

Auf meine Hochzeit oder die Geburt meiner Kinder!

Event-Chefin Beatrice Schmidt mit der sehr freien Mitarbeiterin Zorra

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Frisch umgezogen: Making-Of des spannenden Interviews in den neuen Büroräumen der WEKA Industriemedien

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Welche Vorteile kann man denn als Verlag nützen, wenn man Events organisiert?

Wir als Verlag haben jedenfalls den Vorteil, dass wir unsere Zielgruppen genau kennen, da wir viel mit Personas arbeiten. Außerdem ist unsere Kommunikation keine Einbahnstraße und wir bekommen direkt auf unseren Events viel Feedback von den Teilnehmern. Die Medien, die wir als Verlag ohnehin verwenden wie etwa unsere Newsletter helfen uns, Marketing zu betreiben, ohne uns in Unkosten zu stürzen. Diesen Vorteil haben viele andere Unternehmen bestimmt nicht.

Welche Event-Formen funktionieren am besten?

Bei uns funktionieren jene Events am besten, mit denen wir ein ganz spitzes Thema mit einer möglichst konkreten Zielgruppe adressieren. Zum Beispiel das Thema Ersatzteile im After-Sales für Ersatzteilverantwortliche im Logistikbereich eines Unternehmens – viel genauer geht die Zielgruppendefinition nicht mehr. So können wir am besten Erfolge erzielen.

Haben sich die Erwartungen der Teilnehmer in den letzten Jahren geändert – und wenn ja, wie?

Was heutzutage jeder erwartet, ist ein Mehrwert. Die Leute wollen auf der Bühne wirklich Expertise sehen, wenn sie einen ganzen Tag und auch noch Geld investieren. Unsere Gäste wollen auf Events gut unterhalten werden, wobei unter guter Unterhaltung Weiterbildung, Aha-Effekte und Austausch mit den Vortragenden zu verstehen ist. Mit einem professionellen Event-Ablauf kann man wirklich gut punkten.

Welche Speaker sind Ihnen in besonders frischer Erinnerung?

Eine lustige Episode war einmal mit Joschka Fischer beim Industriekongress. Es war ein sehr heißer Tag mit gefühlten 40 Grad. Nach dem Vortrag sind alle erleichtert auf die Dachterrasse zum Sektempfang spaziert. Der Sekt war allerdings schon warm von der Hitze, und Herr Fischer hat dann bei der Bedienung nach einer kühlen Flasche verlangt, worauf diese ihm gesagt hat „Für eana moch’ i sicher ka neiche Floschn auf.“ Das war dann der Renner des Abends.

Und als Gast?

Mich persönlich hat ein Vortrag des deutschen Klimaforschers Professor Hans Joachim Schnellnhuber wahnsinnig beeindruckt.

Wer war der prominenteste Vortragende auf ihren Events?

Wir hatten anlässlich der Fußball-EM den ehemaligen Torhüter Oliver Kahn zu Gast. Armin Assinger war auch schon da, ebenso Kira Grünberg, Joschka Fischer und viele Vorstände internationaler Unternehmen.

Wie viele Events organisieren Sie pro Jahr?

Insgesamt sind es wohl so um die 25 bis 30 Events.

Organisieren Sie auch Events für andere Unternehmen?

Ja, wir organisieren auch für andere Unternehmen Events. Wir werden damit beauftragt, Konzepte zu entwickeln, wobei die Unternehmen, die sich an uns wenden, Interesse an unserer Zielgruppe, der Industrie haben. Das geht dann von größeren Veranstaltungen bis hin zu kleinen Round-Table-Sessions.

Was sind nun die größten Herausforderung in der Event-Planung?

Das Schwierige am Eventbereich ist, dass er wahnsinnig kleinteilig ist. Man braucht auf jeden Fall einen guten Überblick, auch über die kleinen Dinge, die zu erledigen sind. Zusätzlich hat Social Media die Arbeit im Marketing und PR verdoppelt, man muss auf allen Kanälen präsent sein, auch wenn der Erfolg nicht immer ganz messbar ist. Prinzipiell braucht die Planung eines Events bis zum Abschluss gefühlte drei Millionen Schritte. Da ist man bei zwei oder drei Events in kurzen Abständen oft erstaunt, was man so alles schafft.

Möchten Sie mehr über Eventplanung wissen? Beatrice Schmidt erreichen Sie per Mail an beatrice.schmidt(at)industriemagazin.at